NORME METODOLOGICE din 21 martie 2024de aplicare unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă
EMITENT
  • GUVERNUL ROMÂNIEI
    • Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 269 din 29 martie 2024



     Notă
    Aprobate prin HOTĂRÂREA nr. 255 din 21 martie 2024, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 269 din 29 martie 2024.      +  Capitolul I Dispoziții generale  +  Articolul 1Prezentele norme metodologice reglementează modul de aplicare unitară a prevederilor Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și a altor acte normative ce conțin dispoziții în materie de stare civilă.  +  Articolul 2În înțelesul prezentelor norme metodologice, termenii, expresiile și acronimele folosite au următoarele semnificații:a) A.N.C. - Autoritatea Națională pentru Cetățenie; b) C.N.P. - cod numeric personal;c) D.G.A.S.P.C. - Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului;d) D.G.E.P. - Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor;e) D.G.E.P.M.B. - Direcția Generală de Evidență a Persoanelor a Municipiului București;f) D.G.P. - Direcția Generală de Pașapoarte;g) D.S.C. - Sector 1 - Direcția de Stare Civilă a Sectorului 1 al municipiului București;h) I.G.I. - Inspectoratul General pentru Imigrări;i) I.G.P.R. - Inspectoratul General al Poliției Române;j) M.A.E. - Ministerul Afacerilor Externe;k) M.A.E. - DCons - Ministerul Afacerilor Externe - Departamentul Consular;l) M.A.I. - Ministerul Afacerilor Interne;m) R.N.E.P. - Registrul național de evidență a persoanelor, astfel cum este definit la art. 7 alin. (1) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința și actele de identitate ale cetățenilor români, republicată, cu modificările și completările ulterioare;n) R.P.I.D. - Registrul persoanelor cu identitate declarată;o) S.I.I.E.A.S.C. - Sistemul Informatic Integrat pentru Emiterea Actelor de Stare Civilă, astfel cum este definit la art. 2 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare;p) S.N.I.E.P. - Sistemul național informatic de evidență a persoanelor, astfel cum este definit la art. 3 alin. (3) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 97/2005, republicată, cu modificările și completările ulterioare;q) S.P.A.S. - Serviciul public de asistență socială;r) S.P.C.J.E.P. - serviciul public comunitar județean de evidență a persoanelor, în înțelesul prevăzut în Ordonanța Guvernului nr. 84/2001 privind înființarea, organizarea și funcționarea serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările și completările ulterioare;s) S.P.C.L.E.P. - serviciul public comunitar local de evidență a persoanelor, în înțelesul prevăzut în Ordonanța Guvernului nr. 84/2001, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 372/2002, cu modificările și completările ulterioare;t) evidența cetățenilor români - înțelesul prevăzut în Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 97/2005, republicată, cu modificările și completările ulterioare.  +  Capitolul II Exercitarea atribuțiilor de stare civilă  +  Articolul 3(1) Atribuțiile de stare civilă se îndeplinesc de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. din unitățile administrativ-teritoriale unde acestea sunt constituite, precum și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., de primari și de șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate.(2) Atribuțiile de stare civilă se îndeplinesc și de ofițerii de stare civilă cu atribuții restrânse, respectiv de către personalul din cadrul D.G.E.P., comandanții de nave și aeronave aflate în afara teritoriului național și de către ofițerii de stare civilă desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne, în caz de mobilizare, război ori participare a forțelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român. (3) Primarii pot delega sau retrage, după caz, exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă viceprimarului, secretarului general al unității administrativ-teritoriale sau altor funcționari publici din aparatul de specialitate, în cazul în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. (4) Atribuțiile de stare civilă nu pot fi delegate administratorului public.(5) Șefii misiunilor diplomatice și ai oficiilor consulare de carieră ale României pot delega sau retrage, după caz, exercitarea atribuțiilor de ofițer de stare civilă diplomatului care îndeplinește funcții consulare sau unuia dintre funcționarii consulari ori, prin excepție, personalului angajat al M.A.E. trimis în misiune permanentă sau temporară pe funcții de execuție specifice M.A.E., care prestează activitate consulară, în situațiile în care diplomatul care îndeplinește funcții consulare sau funcționarul consular se află în imposibilitatea legală de a întocmi actul de stare civilă sau în situațiile în care volumul activității consulare impune o astfel de măsură.  +  Articolul 4(1) Competența ofițerului de stare civilă este materială și teritorială.(2) Ofițerul de stare civilă întocmește acte de stare civilă numai în limita:a) unității administrativ-teritoriale, determinată prin lege;b) teritoriilor statelor în care misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României sunt acreditate să exercite funcții consulare;c) navei sub pavilionul României ori a aeronavei înmatriculate în România aflate în afara apelor teritoriale române și, respectiv, a spațiului aerian al României, în cazul comandanților de nave și aeronave;d) bazelor militare, în cazul ofițerilor de stare civilă desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne.  +  Articolul 5(1) Ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și cei din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. sunt obligați să înregistreze, în condițiile prevăzute de lege, actele și faptele de stare civilă și să constate divorțul prin acordul soților pe cale administrativă, în cazul cetățenilor români și al apatrizilor, și să înregistreze, la cerere, actele și faptele de stare civilă ale cetățenilor străini, ale cetățenilor statelor membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European și ai Confederației Elvețiene care au domiciliul sau se află temporar pe teritoriul României, în aceleași condiții ca și pentru cetățenii români.(2) Înscrierea mențiunilor pe actele de stare civilă se face din oficiu sau la cererea persoanei interesate, în condițiile prevăzute de prezentele norme metodologice.  +  Articolul 6(1) Comandanții de nave sub pavilionul României și de aeronave înmatriculate în România înregistrează în jurnalul de bord și, respectiv, în carnetul de drum nașterile și decesele ce se produc la bordul acestor mijloace de transport aflate în afara teritoriului României.(2) La bordul navei sub pavilionul României aflate în afara apelor teritoriale române, căsătoria se poate încheia numai între cetățeni români, conform legislației române, pe baza declarației viitorilor soți, a actului de identitate sau a pașaportului, după caz, eliberate de autoritățile competente ale statului român, a certificatului de naștere, a certificatului medical prenupțial întocmit de medicul navei sau de un alt medic, precum și a celorlalte documente prevăzute de prezentele norme metodologice.(3) În caz de mobilizare, război ori participare a forțelor armate la misiuni în afara teritoriului statului român, actele și faptele de stare civilă ale militarilor, personalului civil, precum și ale altor categorii de personal din unitățile forțelor armate se înregistrează de ofițerii anume desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale sau, după caz, al ministrului afacerilor interne. (4) Înregistrările trebuie să cuprindă toate datele necesare întocmirii actelor de stare civilă, conform legislației române.  +  Articolul 7Misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României în străinătate înregistrează actele și faptele de stare civilă privind cetățenii români produse în străinătate și eliberează documente de stare civilă, în condițiile prevăzute de prezentele norme metodologice.  +  Articolul 8(1) M.A.I., prin D.G.E.P., coordonează și controlează metodologic, în condițiile legii, activitatea de stare civilă desfășurată de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., D.G.E.P.M.B., S.P.C.L.E.P. și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă desemnați prin ordin al ministrului apărării naționale ori, după caz, al ministrului afacerilor interne.(2) M.A.I., prin D.G.E.P., cooperează cu M.A.E. - DCons în vederea îndrumării metodologice a activității de stare civilă desfășurate la nivelul misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate.  +  Articolul 9(1) D.G.E.P. emite, conform competențelor, instrucțiuni, ghiduri, manuale și îndrumări metodologice pentru aplicarea unitară a legislației în materie de stare civilă.(2) D.G.E.P. încheie protocoale cu autorități și instituții publice și entități private privind actualizarea și valorificarea datelor din S.I.I.E.A.S.C., în care se stabilesc, printre altele, temeiul legal al prelucrării, modalitatea de cooperare, măsurile necesare pentru asigurarea securității prelucrărilor și măsurile necesar a fi instituite pentru asigurarea confidențialității prelucrărilor.(3) D.G.E.P. stabilește și verifică îndeplinirea condițiilor tehnice la nivelul structurilor de stare civilă din cadrul unităților administrativ-teritoriale, elaborează procedura de instruire a ofițerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., D.G.E.P.M.B, S.P.C.L.E.P. și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. cu privire la condițiile pe care aceștia trebuie să le îndeplinească pentru actualizarea, interogarea și valorificarea datelor și documentelor gestionate de S.I.I.E.A.S.C.(4) D.G.E.P. eliberează certificate de stare civilă și extrase multilingve ale actelor de stare civilă în condițiile prevăzute la art. 10 alin. (6) și (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare.(5) Potrivit obligațiilor rezultate din tratatele, acordurile sau convențiile la care România este parte ori în conformitate cu principiul reciprocității, în baza actelor de stare civilă înregistrate de ofițerii de stare civilă, Serviciul Central de Stare Civilă din cadrul D.G.E.P. întocmește și transmite lunar misiunilor diplomatice și oficiilor consulare ale țărilor respective, acreditate în România, din oficiu, extrase de pe actele de căsătorie și de deces sau, după caz, extrase multilingve ale actelor de căsătorie și de deces privind cetățenii acestor state, în vederea înscrierii modificărilor intervenite în statutul civil al acestora. (6) În vederea valorificării drepturilor și intereselor cetățenilor români în străinătate, din oficiu sau la cererea organismelor/ instituțiilor din străinătate adresată misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare acreditate în România ori misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, D.G.E.P. transmite extrase pentru uz extern ale actelor de stare civilă ale cetățenilor români, prin M.A.E. - DCons.(7) Extrasele prevăzute la alin. (6) se completează potrivit modelului prevăzut în anexele nr. 13-15, se semnează de șeful Serviciului Central de Stare Civilă și se transmit misiunilor diplomatice sau oficiilor consulare de carieră ale României în străinătate, cu adresă, prin M.A.E. - DCons, ori misiunilor diplomatice și oficiilor consulare străine acreditate în România, cu notă verbală; pe extrasele în format fizic se aplică timbrul sec cu inscripția: „ROMÂNIA - SERVICIUL CENTRAL DE STARE CIVILĂ“, iar pe cele în format electronic sigiliul S.I.I.E.A.S.C.; în cazul emiterii în format electronic a extraselor, acestea se semnează electronic de emitent, se aplică automat sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care le confirmă autenticitatea. (8) D.G.E.P. înscrie în S.I.I.E.A.S.C. mențiunile privind acordarea, redobândirea, retragerea sau renunțarea la cetățenia română.(9) D.G.E.P. asigură hârtia specială, standardizată, format A4, respectiv cu lungimea de 297 mm, lățimea de 210 mm și greutatea de minimum 95 gr, pentru tipărirea registrelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț; extrasele pentru uz extern se tipăresc de către D.G.E.P. pe hârtie standardizată, format A4. (10) Certificatele de stare civilă și extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum și certificatele de divorț sunt confecționate din hârtie specială, având în filigran stema României; elementele de siguranță se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea D.G.E.P. (11) În situațiile prevăzute la art. 2 alin. (5) și art. 7 alin. (7) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, D.G.E.P. asigură, contra cost, registrele și certificatele de stare civilă necesare înregistrării actelor de stare civilă și eliberării certificatelor de stare civilă corespunzătoare, în baza actelor de stare civilă întocmite.(12) Hârtia specială necesară tipăririi certificatelor de stare civilă și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă se realizează cu o tentă de culoare albastră - pentru cele de naștere, roz - pentru cele de căsătorie, cenușie - pentru cele de deces, iar pentru certificatele de divorț tenta de culoare este verde; materialele folosite la imprimarea culorii de fond a acestor documente trebuie să asigure rezistența la uzură fizică.(13) Fiecare certificat de stare civilă, extras multilingv al actelor de stare civilă și certificat de divorț conține un șir unic format din 3 litere și 7 cifre, tipărit pe hârtia specială în partea stângă jos a filei.(14) Hârtia specială pe care se tipăresc actele de stare civilă exemplarul I, certificatele de stare civilă, extrasele multilingve ale actelor de stare civilă și certificatele de divorț se distribuie, contra cost, S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., M.A.E. - DCons și Ministerului Apărării Naționale.  +  Articolul 10Prefecții verifică, în condițiile legii, legalitatea actelor emise de autoritățile executive ale administrației publice locale în legătură cu realizarea atribuțiilor de stare civilă privind actele și faptele de stare civilă.  +  Articolul 11(1) Președintele consiliului județean și primarul general al municipiului București, prin structura de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., organizează îndrumarea și controlul metodologic al activității de stare civilă realizate de ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele atribuții:a) organizează instruirile de pregătire profesională a ofițerilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și a ofițerilor de stare civilă din cadrul primăriilor de pe raza județelor/municipiului București, anual ori atunci când se impune, și întocmesc procesul-verbal în care se consemnează aspectele dezbătute la instruiri;b) întocmesc, la sfârșitul fiecărui an calendaristic, graficul privind controlul activității de stare civilă desfășurate de ofițerii de stare civilă, precum și programul de instruire al acestora în anul următor; S.I.I.E.A.S.C. se actualizează cu informațiile privind perioada și modul de organizare a acestora;c) analizează trimestrial/semestrial activitățile desfășurate de personalul cu atribuții de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum și de ofițerii de stare civilă din cadrul primăriilor;d) participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor și aplicațiilor practice;e) țin evidența și arhivează registrele de stare civilă - exemplarul II, depuse de către S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de primăriile competente care au în păstrare exemplarul I, și care au fost întocmite până la operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C.;f) stabilesc necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă și extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, precum și pentru certificatele de divorț pentru anul următor, pe care îl comunică, anual, D.G.E.P.;g) asigură necesarul de hârtie specială pentru tipărirea actelor și certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum și a certificatelor de divorț și distribuirea acestora S.P.C.L.E.P. și primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. din județ, contra cost; în caz de forță majoră, care face imposibilă completarea în sistem informatic, se asigură necesarul actelor și certificatelor de stare civilă, în aceleași condiții;h) desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., caz în care primarul unității administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puțin 10 zile înaintea demarării organizării concursului;i) asigură spațiile și amenajările corespunzătoare pentru conservarea și păstrarea în condiții optime și de securitate a echipamentelor informatice, a documentelor și imprimatelor de stare civilă pe care le au în păstrare;j) asigură prezența unui reprezentant la predarea-preluarea, pe bază de proces-verbal, a gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcție a personalului cu atribuții de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile, caz în care primarul unității administrativ-teritoriale sau conducerea executivă a S.P.C.L.E.P. transmite solicitarea cu cel puțin 10 zile înaintea desfășurării acestei activități; în cazul în care activitatea de predare-primire a gestiunii de stare civilă se impune ca urmare a decesului titularului postului, solicitarea se transmite de îndată;k) primesc de la D.G.E.P. și distribuie S.P.C.L.E.P. și primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. listele cu C.N.P. precalculate în situațiile prevăzute la art. 2 alin. (5) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare;l) asigură instruirea persoanelor care actualizează S.I.I.E.A.S.C. și efectuează testarea personalului nou-încadrat în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. pentru actualizarea S.I.I.E.A.S.C.(2) Structura de stare civilă prevăzută la alin. (1) realizează cel puțin o dată pe an, în baza graficului întocmit, sau dacă se constată că este necesar controlul asupra tuturor înregistrărilor și activităților de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele activități:a) verifică modul de eliberare a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a formularelor standard multilingve, a certificatelor de divorț, a extraselor pentru uz oficial, precum și de înscriere a mențiunilor în actele de stare civilă prevăzute de prezentele norme metodologice; b) verifică modul de gestiune a hârtiei speciale necesare tipăririi actelor și certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț; c) verifică modul de atribuire și înscriere a C.N.P.;d) verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, controlează modul de întocmire a actelor de stare civilă începând de la ultimul act verificat la controlul anterior și confruntă documentele primare cu exemplarul II al actelor de stare civilă, precum și dosarele privind constatarea desfacerii căsătoriei prin acordul soților și verifică modul de constituire a exemplarului I al actelor de stare civilă;e) verifică modul de evidențiere a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț anulate la completare sau retrase, în procesul-verbal întocmit cu ocazia distrugerii acestora, potrivit art. 12 lit. q);f) sesizează inspectoratul județean de poliție, respectiv Direcția Generală de Poliție a Municipiului București, precum și D.G.E.P. cu privire la hârtia specială utilizată pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț, pierdută ori furată, și efectuează verificarea, de fond, a gestiunii în cazul dispariției în alb a acesteia de la S.P.C.L.E.P. sau primăriile unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., în vederea dării în urmărire;g) procedează la sesizarea D.G.E.P. pentru darea în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza actelor de stare civilă anulate prin hotărâre judecătorească definitivă, atunci când nu pot fi retrase; h) propune consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun cu privire la prevenirea pierderii ori furtului documentelor de la lit. f);i) în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) și g), informează inspectoratul județean de poliție, respectiv Direcția Generală de Poliție a Municipiului București, precum și D.G.E.P. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;j) asigură respectarea normelor privind protecția datelor și informațiilor gestionate și dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informații privind datele cu caracter personal sau confidențiale.(3) Constatările rezultate în urma controlului, măsurile și termenele de implementare necesare pentru îndreptarea unor erori se consemnează în registrul electronic de control pe linie de stare civilă, prin întocmirea unui proces-verbal. (4) Structura de stare civilă prevăzută la alin. (1) are de asemenea atribuții privind:a) constituirea fondului arhivistic prin evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea, folosirea și predarea tuturor documentelor rezultate din activitatea curentă conform dispozițiilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare; b) validarea actelor de stare civilă și efectuarea mențiunilor în actele de stare civilă exemplarul II constituite după operaționalizarea S.I.I.E.A.S.C., din oficiu sau în baza comunicărilor primite electronic privind înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, mențiunile se operează în baza informațiilor coroborate din S.I.I.E.A.S.C. și R.N.E.P., arhivele proprii și exemplarul I al actelor de stare civilă;c) aprobarea dosarelor privind înscrierea mențiunilor referitoare la modificările intervenite în străinătate, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. competente;d) acordarea avizului conform, în cazul cererilor de înregistrare tardivă a nașterii peste termenul legal de un an de la data nașterii, de înregistrare a decesului produs în străinătate și neînregistrat la autoritățile străine competente sau la misiunile diplomatice ori oficiile consulare de carieră ale României în străinătate, de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, de rectificare, reconstituire și întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităților administrativ-teritoriale competente în care nu funcționează S.P.C.L.E.P.; în cazul cererilor de transcriere și de rectificare înregistrate pe raza municipiului București, acordarea avizului se face de către șeful S.P.C.L.E.P. al sectoarelor municipiului București;e) acordarea avizului, în cazul modificării C.N.P., ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazul persoanelor care au pierdut cetățenia română sau sunt decedate ori cărora nu le-a fost atribuit C.N.P.;f) verificarea dosarelor de schimbare a numelui pe cale administrativă și formularea propunerilor de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate președintelui consiliului județean, respectiv primarului general al municipiului București, și păstrarea acestora, precum și a unui exemplar al dispoziției de admitere sau de respingere a schimbării numelui pe cale administrativă;g) întocmirea la sediul S.P.C.J.E.P./D.G.P.M.B. a actelor de stare civilă și înscrierea electronică, la cerere sau din oficiu, a mențiunilor în registrele de stare civilă ale S.P.C.L.E.P./primăriilor din cadrul fiecărui județ/municipiului București în cazurile prevăzute la art. 3 alin. (8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și eliberarea, la cerere, a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, în cazurile prevăzute la art. 10 alin. (6) din aceeași lege;h) eliberarea, în mod gratuit, a extraselor pentru uz oficial de pe actele de naștere, de căsătorie și de deces din S.I.I.E.A.S.C. sau din arhiva proprie, la cererea autorităților publice prevăzute la art. 69 alin. (1) - (3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;i) colaborarea cu unitățile sanitare, S.P.A.S. și unitățile de poliție, după caz, și clarificarea situației juridice pe linie de stare civilă a persoanelor beneficiare de măsuri de asistență socială, precum și a cadavrelor cu identitate necunoscută; j) propunerea măsurilor administrative ce se impun consiliului local sau primarului, pentru buna desfășurare a activității de stare civilă.  +  Articolul 12Ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. au următoarele atribuții:a) întocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar, și eliberează persoanelor fizice îndreptățite potrivit dispozițiilor art. 10 alin. (1) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, la solicitarea acestora, certificate de stare civilă doveditoare și extrase multilingve privind actele și faptele de stare civilă înregistrate;b) primesc și soluționează cererile pentru eliberarea formularelor standard multilingve;c) înscriu mențiuni în actele de stare civilă și trimit electronic comunicări de mențiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă - exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condițiile prezentelor norme metodologice;d) primesc cererile de divorț prin acordul soților pe cale administrativă și le soluționează în conformitate cu prevederile prezentelor norme metodologice;e) primesc și înregistrează cererile de înregistrare tardivă a nașterii și de înregistrare a decesului produs în străinătate și neînregistrat la autoritățile locale străine competente sau la misiunile diplomatice/oficiile consulare de carieră ale României acreditate să exercite funcții consulare în țara unde a avut loc, întocmesc documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le transmit electronic în vederea emiterii avizului conform de către S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. și, ulterior, în vederea aprobării/respingerii cererii de către primarul unității administrativ-teritoriale competente;f) primesc cererile de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă procurate din străinătate, însoțite de documentele ce le susțin, efectuează verificările și întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere, pe care îl transmit electronic, împreună cu întreaga documentație, în vederea emiterii avizului conform de către șeful S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului București în coordonarea/subordinea căruia se află și, ulterior, în vederea aprobării/respingerii cererii de către primarul unității administrativ-teritoriale competente;g) primesc cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă, verifică documentele prezentate în motivare și întocmesc referatul prevăzut la art. 41^9 alin. (2) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, pentru a fi transmise electronic, spre soluționare, structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., respectiv structurii de stare civilă din cadrul D.G.E.P.M.B. la care este arondată unitatea administrativ-teritorială;h) primesc cererile de ortografiere/traducere în limba maternă a numelui persoanelor fizice, verifică documentele prezentate și le supun aprobării primarului unității administrativ-teritoriale;i) primesc cererile de rectificare a actelor de stare civilă sau se sesizează din oficiu și efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a tuturor erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau al mențiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le transmit electronic în vederea emiterii avizului conform de către șeful S.P.C.J.E.P./S.P.C.L.E.P. al sectorului municipiului București în coordonarea/subordinea căruia se află și, ulterior, în vederea emiterii dispoziției de aprobare/respingere a rectificării de către primarul unității administrativ-teritoriale competente;j) efectuează verificări în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă și a mențiunilor existente pe marginea acestora, precum și pentru declararea judecătorească a morții unei persoane;k) primesc și înregistrează cererile de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmesc documentația și referatul cu propunere de aprobare sau respingere și le transmit electronic S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., pentru emiterea avizului conform, iar ulterior în vederea emiterii dispoziției de aprobare/respingere a cererii de către primarul unității administrativ-teritoriale competente, pentru cetățenii români și persoanele fără cetățenie domiciliate în România;l) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse parțial sau total, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise, prin semnare;m) înscriu în registrele de stare civilă exemplarul I, de îndată, mențiunile privind dobândirea, redobândirea sau pierderea cetățeniei române;n) primesc cererile de înscriere de mențiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei și cu privire la nume ori ca urmare a rectificării actelor de stare civilă sau cu privire la regimul matrimonial ales în fața autorităților/instituțiilor străine, precum și documentele ce susțin cererile respective și le transmit electronic spre aprobare S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.;o) eliberează, la cererea titularilor, a reprezentanților legali sau persoanelor împuternicite cu procură specială ori împuternicire avocațială, adeverință cu privire la statutul civil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 18; adeverința în format electronic se semnează de emitent, se aplică sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea;p) eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptățite, certificate care să ateste componența familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 19; certificatul în format electronic se semnează de emitent, se aplică sigiliul S.I.I.E.A.S.C. și se generează un cod de verificare care îi confirmă autenticitatea;q) distrug certificatele de stare civilă/extrasele multilingve ale actelor de stare civilă/certificatele de divorț anulate la completare sau retrase, evidențiate într-un procesul-verbal, prin tocare ireversibilă, nu mai târziu de un an de la anularea/retragerea acestora;r) asigură îndreptarea actelor de stare civilă sau a mențiunilor în cadrul procesului de constituire în format electronic a Registrului de stare civilă exemplarul II.  +  Articolul 13(1) Ofițerii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. și al primăriilor unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P. îndeplinesc și următoarele atribuții:a) eliberează, în mod gratuit, la cererea autorităților publice prevăzute la art. 69 alin. (1) - (3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679;b) eliberează, la cererea persoanelor fizice prevăzute la art. 69 alin. (3^1) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, și a autorităților publice prevăzute la art. 69 alin. (1) din aceeași lege, fotocopii ale înscrisurilor care au stat la baza întocmirii actelor de stare civilă aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale Regulamentului (UE) 2016/679;c) asigură păstrarea registrelor și hârtiei speciale în condiții care să evite deteriorarea sau dispariția acestora într-un spațiu adecvat desfășurării activității de stare civilă;d) propun necesarul de registre, hârtia specială necesară tipăririi actelor și certificatelor de stare civilă, extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și certificatelor de divorț, pentru anul următor, și îl comunică anual S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.;e) trimit centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor încorporabili sau recruților;f) sesizează imediat unitatea de poliție competentă și informează S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. în cazul pierderii sau furtului hârtiei speciale utilizate pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț, în vederea dării acesteia în urmărire;g) transmit de îndată structurii de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. extras pentru uz oficial de pe actul de stare civilă anulat în baza sentinței judecătorești rămase definitivă, în vederea dării în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza acestuia atunci când nu pot fi retrase; h) în cazul identificării documentelor prevăzute la lit. f) și g) informează de îndată S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;i) colaborează cu direcțiile de sănătate publică județene și a municipiului București și cu maternitățile pentru verificarea identității persoanelor internate fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută și a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuți și neînregistrați la starea civilă și verifică lunar certificatele medicale constatatoare ale nașterii neridicate, netransmise sau neînregistrate electronic, pentru a se proceda la înregistrarea nașterii; j) colaborează cu unitățile sanitare, S.P.A.S. și unitățile de poliție, după caz, verifică situația persoanelor beneficiare de măsuri de asistență socială privind punerea în legalitate pe linie de stare civilă și asigură sprijinul de specialitate până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum și pentru clarificarea situației cadavrelor cu identitate necunoscută;k) verifică și validează actele de stare civilă în condițiile art. 28 alin. (4);l) primesc cererile cetățenilor români privind modificarea C.N.P. ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazuri speciale privind valorificarea unor drepturi, pentru persoanele care au pierdut cetățenia română sau sunt decedate și cărora nu le-a fost atribuit C.N.P. și le transmit electronic spre avizare S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.(2) Șefii misiunilor diplomatice și oficiilor consulare de carieră ale României au următoarele atribuții:a) întocmesc, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar, și eliberează persoanelor fizice îndreptățite, la cerere, certificate de stare civilă corespunzătoare privind actele și faptele de stare civilă înregistrate;b) primesc cererile de transcriere a certificatelor, extraselor de stare civilă și a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă ale cetățenilor români eliberate de autoritățile străine, dacă înregistrarea actului sau faptului de stare civilă a fost făcută în prealabil la autoritatea din statul în care actul sau faptul de stare civilă s-a produs și în care misiunea diplomatică sau oficiile consulare de carieră ale României sunt acreditate să exercite funcții consulare; c) primesc cererile cetățenilor români aflați în străinătate de atribuire a C.N.P., pe care le transmit electronic la D.G.E.P.; d) primesc și soluționează cererile pentru eliberarea din Registrul de stare civilă exemplarul II, electronic, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum și a formularelor standard multilingve;e) primesc cererile de înscriere a mențiunilor prevăzute la art. 44 alin. (2) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, însoțite de documentele depuse în susținere; f) eliberează, la cererea titularilor, a reprezentanților legali sau persoanelor împuternicite cu procură specială ori împuternicire avocațială, adeverințe cu privire la statutul civil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 18; g) propun necesarul de hârtie specială pentru actele de stare civilă, certificatele de stare civilă, extrasele multilingve ale actelor de stare civilă, pentru anul următor, și îl comunică anual D.G.E.P. prin M.A.E. - DCons;h) dispun măsuri pentru păstrarea registrelor actelor de stare civilă exemplarul I și hârtiei speciale necesare tipăririi actelor și certificatelor de stare civilă, precum și a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă în condiții care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariției acestora și asigură spațiul necesar destinat desfășurării activității de stare civilă;i) sesizează imediat D.G.E.P. în cazul pierderii sau furtului hârtiei speciale utilizate pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă și a certificatelor de divorț; j) transmit registrele cu actele de stare civilă exemplarul I, care se înregistrează la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, prin M.A.E. - Dcons, pe măsura constituirii unui registru sau la sfârșitul fiecărui an calendaristic cu actele aferente anului încheiat, la D.S.C. - Sector 1;k) distrug, pe bază de proces-verbal, certificatele de stare civilă și extrasele multilingve ale actelor de stare civilă retrase, precum și pe cele anulate la completare, prin tocare ireversibilă.  +  Capitolul III Sistemul informatic integrat pentru emiterea actelor de stare civilă  +  Secţiunea 1 Organizarea și administrarea S.I.I.E.A.S.C.  +  Articolul 14Introducerea, actualizarea, exploatarea și valorificarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. se realizează de către D.G.E.P./S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., de S.P.C.L.E.P. și primăriile din cadrul unităților administrativ-teritoriale în care nu funcționează S.P.C.L.E.P., precum și de către misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României, conform competențelor.  +  Articolul 15(1) Actualizarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. se realizează pe baza documentelor prezentate de persoana interesată și a celor transmise de autorități și instituții publice ori entități private, potrivit atribuțiilor ce le revin, sau din oficiu, în situațiile prevăzute de prezentele norme metodologice.(2) Autoritățile și instituțiile publice și entitățile private prevăzute la alin. (1) sunt: a) structurile de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., prin intermediul componentei informatizate a R.N.E.P.;b) M.A.E., prin misiunile diplomatice și oficiile consulare de carieră ale României, pentru evenimentele de stare civilă intervenite în străinătate;c) instanțele judecătorești, pentru modificările intervenite în materie civilă;d) I.G.P.R., prin direcțiile de specialitate, pentru înregistrarea nașterii persoanelor aflate în situații speciale, precum și pentru schimbarea numelui pe cale administrativă;e) Ministerul Public, pentru transmiterea documentelor prevăzute de lege, în vederea înregistrării decesului;f) S.P.A.S., alți furnizori publici și privați de servicii sociale, pentru înregistrarea nașterii persoanelor aflate în situații speciale;g) A.N.C. și M.A.E., pentru persoanele care dobândesc sau pierd cetățenia română;h) notarii publici, pentru declarații și testamente în materie civilă, convenții matrimoniale și modificări în statutul civil, intervenite ca urmare a divorțului;i) medicii care profesează în cadrul unor unități sanitare publice/private, pentru transmiterea electronică a certificatelor medicale constatatoare ale nașterii și decesului, precum și a certificatelor medicale privind starea sănătății viitorilor soți.(3) Procedura privind actualizarea datelor din S.I.I.E.A.S.C. în baza informațiilor transmise electronic de către autoritățile și instituțiile publice ori entitățile private, prevăzute la alin. (2) lit. b)-i), se stabilește prin protocoale încheiate între acestea și D.G.E.P.(4) În cazul identificării necesității interconectării S.I.I.E.A.S.C. cu sistemele autorităților, instituțiilor publice ori ale entităților private prevăzute la alin. (2), se încheie un protocol în condițiile alin. (3).  +  Secţiunea a 2-a Componentele și funcționalitățile S.I.I.E.A.S.C.  +  Articolul 16S.I.I.E.A.S.C. este constituit din următoarele componente principale:a) Registrul de stare civilă exemplarul II - conține actele de stare civilă prin care se dovedește nașterea, căsătoria sau decesul unei persoane; în Registrul de stare civilă exemplarul II se înscriu mențiuni ulterioare de către ofițerul de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. și din cadrul primăriilor unităților administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P., S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B. și de către D.G.E.P.;b) Registrul unic al mențiunilor - se organizează la nivelul fiecărui/fiecărei S.P.C.L.E.P. și primării din cadrul unităților administrativ-teritoriale unde nu funcționează S.P.C.L.E.P. și conține mențiunile transmise electronic ofițerului de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriei care are în păstrare Registrul de stare civilă exemplarul I, pentru a fi operate pe actele de stare civilă exemplarul I și exemplarul II, după caz; c) Registrul de intrare-ieșire - conține numărul atribuit solicitărilor în materie de stare civilă adresate D.G.E.P./ S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B.; numărul este atribuit din S.I.I.E.A.S.C. consecutiv și neîntrerupt, începând de la data de 1 ianuarie, cu numărul 1, până la data de 31 decembrie, cu numărul ultimei cereri înregistrate;d) Registrul local de intrare-ieșire - conține numărul atribuit cererilor prin care se solicită înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă, a mențiunilor ulterioare, a dosarelor de divorț, precum și a altor cereri pe linie de stare civilă, la nivelul S.P.C.L.E.P. și primăriilor din cadrul unităților administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite; numărul este atribuit din S.I.I.E.A.S.C. consecutiv și neîntrerupt, începând de la data de 1 ianuarie, cu numărul 1, până la data de 31 decembrie, cu numărul ultimei cereri înregistrate;e) Registrul unic al eliberării certificatelor/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă - se organizează la nivelul fiecărui/fiecărei S.P.C.L.E.P. și primării din cadrul unităților administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite și cuprinde informații privind titularul, solicitantul, data eliberării, semnătura, precum și seria și numărul certificatelor/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate; f) Registrul privind eliberarea adeverințelor de înhumare/incinerare - se organizează la nivelul fiecărui/fiecărei S.P.C.L.E.P. și primării din cadrul unităților administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite și cuprinde informații privind persoana decedată, solicitantul, numărul de înregistrare, data eliberării, semnătura de primire; g) Registrul unic al certificatelor de divorț - ține evidența centralizată a certificatelor de divorț emise de ofițeri de stare civilă și notari publici;h) Evidența electronică a dispozițiilor emise privind schimbarea numelui pe cale administrativă;i) Evidența electronică a dispozițiilor emise de primarul unității administrativ-teritoriale, în materie de stare civilă;j) R.P.I.D. - se actualizează de către polițiștii criminaliști cu informații privind mama a cărei naștere nu a fost înregistrată în registrele de stare civilă și a dat naștere unui copil; k) Registrul certificatelor medicale constatatoare ale nașterii și ale decesului și al celor privind starea sănătății viitorilor soți - conține lista detaliată a certificatelor medicale necesare înregistrării actelor și faptelor de stare civilă;l) Registrul expertizelor medico-legale - conține lista detaliată a expertizelor medico-legale, ce constituie documente necesare pentru înregistrarea actului de naștere, în lipsa certificatelor medicale constatatoare ale nașterii; m) Registrul controalelor efectuate de D.G.E.P. - conține planificarea activității de control și rezultatul acesteia, efectuată la nivelul S.P.C.J.E.P./D.G.E.P.M.B., S.P.C.L.E.P. și primăriilor din cadrul unităților administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite, măsurile dispuse și monitorizarea punerii în aplicare a acestora;n) Registrul controalelor efectuate de S.P.C.J.E.P./ D.G.E.P.M.B. - conține planificarea activității de control și rezultatul acesteia, efectuată la nivelul S.P.C.L.E.P. și primăriilor din cadrul unităților administrativ-teritoriale unde aceste servicii nu sunt constituite, din raza de competență, măsurile dispuse și monitorizarea punerii în aplicare a acestora.  +  Articolul 17(1) Fișa persoanei se constituie din datele înregistrate în S.I.I.E.A.S.C. despre o persoană cetățean român, apatrid, cetățean străin, cetățean al statelor membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European sau al Confederației Elvețiene, structurate pe date personale, date ale părinților, copiilor, soțului/soției, evenimente de viață, inclusiv cu istoricul acestora. (2) Fișa persoanei este accesată din S.I.I.E.A.S.C. în scopul consultării informațiilor despre persoană, precum și a actelor de stare civilă cu privire la aceasta.  +  Articolul 18(1) S.I.I.E.A.S.C. conține o componentă funcțională externă, denumită în continuare portal extern, și o componentă funcțională destinată instituțiilor și autorităților publice, denumită în continuare portal instituții partenere.(2) Portalul extern permite interacțiunea cetățenilor și a medicilor cu structurile de stare civilă într-un format standardizat și cu respectarea cerințelor privind identificarea utilizatorului; prin portalul extern cetățeanul are posibilitatea depunerii cererii și a documentelor necesare pentru înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă, pentru transcrierea certificatelor/ extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă eliberate de autoritățile străine, pentru eliberarea certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă române/adeverințelor cu privire la statutul civil, a cererilor și documentelor necesare constatării divorțului pe cale administrativă de către ofițerul de stare civilă, precum și a celor care implică înscrierea de mențiuni pe actele de stare civilă, în condițiile prezentelor norme metodologice.(3) Portalul instituțiilor partenere expune o interfață generică de căutare a persoanelor în S.I.I.E.A.S.C., dedicată instituțiilor prevăzute la art. 69 alin. (1) - (3) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, care nu dețin un sistem informatic prin care să acceseze direct serviciile expuse de către S.I.I.E.A.S.C., în condițiile art. 15 alin. (4).  +  Articolul 19(1) Aplicația offline este componenta S.I.I.E.A.S.C. care permite înregistrarea și emiterea actelor de stare civilă, precum și eliberarea certificatelor de stare civilă și a adeverinței de înhumare/incinerare, în cazul apariției unor disfuncționalități la nivelul sistemului central S.I.I.E.A.S.C. sau al unor întreruperi temporare ale liniilor de comunicații ori alte cazuri similare.(2) Aplicația offline este un instrument informatic alternativ, cu soluții avansate de securitate, care dispune de mecanisme de validare a unicității informațiilor, astfel încât să se asigure integritatea informațiilor și validarea procesului de sincronizare a datelor în S.I.I.E.A.S.C.  +  Articolul 20S.I.I.E.A.S.C. asigură, prin proceduri informatice, următoarele funcționalități:a) atribuirea automată a numărului și datei înregistrării actelor de stare civilă, a seriei și numărului certificatelor de stare civilă și extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a numărului certificatelor electronice de stare civilă;b) generarea automată a textelor de mențiuni, prevăzute în anexa nr. 20;c) actualizarea în timp real a S.N.I.E.P., de la data înregistrării actului de stare civilă privind cetățenii români sau a modificărilor intervenite în statutul civil al acestora ori ca urmare a schimbării numelui; d) generarea automată a C.N.P. potrivit prezentelor norme metodologice; e) transmiterea buletinelor statistice de naștere, căsătorie, deces și divorț Institutului Național de Statistică, în conformitate cu reglementările legale în vigoare; f) transmiterea către Centrul Național de Administrare a Registrelor Naționale Notariale, după înregistrarea evenimentului de stare civilă, a extrasului de pe actul de căsătorie și a convenției matrimoniale, după caz, a certificatului de divorț în urma constatării de către ofițerul de stare civilă a divorțului pe cale administrativă, precum și a informațiilor privind decesul persoanei; g) returnarea automată a C.N.P. către unitatea sanitară/medicul care a transmis electronic certificatul medical constatator al nașterii, odată cu întocmirea actului de naștere.  +  Articolul 21Prin intervenția D.G.E.P./S.P.C.J.E.P/ D.G.E.P.M.B. și S.P.C.L.E.P., după caz, S.I.I.E.A.S.C. asigură următoarele funcționalități:a) accesarea S.N.I.E.P. pentru interogarea și preluarea datelor persoanelor necesare soluționării cererilor din S.I.I.E.A.S.C.;b) transmiterea către sistemul informatic gestionat de I.G.I. a informațiilor privind căsătoria, decesul și divorțul cetățenilor străini, apatrizilor și cetățenilor statelor membre ale Uniunii Europene, Spațiului Economic European sau Confederației Elvețiene, înregistrate în S.I.I.E.A.S.C.;c) transmiterea informațiilor privind decesul înregistrat în baza hotărârilor declarative de moarte la Institutul Național de Criminalistică din cadrul I.G.P.R.;d) transmiterea către Direcția cazier judiciar, statistică și evidențe operative din cadrul I.G.P.R., către Direcția generală a finanțelor publice județene/a municipiului București și către serviciile publice comunitare de pașapoarte teritoriale de la locul de domiciliu/ultimului domiciliu a mențiunilor de schimbare a numelui pe cale administrativă înscrise pe marginea actelor de stare civilă;e) generarea situațiilor statistice privind înregistrarea actelor și faptelor de stare civilă și a altor indicatori pe linie de stare civilă pe baza informațiilor disponibile în S.I.I.E.A.S.C.;f) gestionarea actelor de stare civilă.  +  Articolul 22Structura componentelor S.I.I.E.A.S.C., astfel cum sunt definite la art. 16-19, se stabilește prin ordin al ministrului afacerilor interne.  +  Articolul 23Pentru îndeplinirea dispozițiilor art. 15, 20 și 21, S.I.I.E.A.S.C. permite integrarea și interoperabilitatea, pentru a realiza schimbul de date unidirecțional sau bidirecțional, între acesta și celelalte sisteme implicate, într-un format standardizat și cu respectarea cerințelor de securitate.  +  Secţiunea a 3-a Nomenclatoarele unitare de interes general utilizate pentru ținerea în actualitate a S.I.I.E.A.S.C.  +  Articolul 24(1) Pentru prelucrarea automată a datelor și pentru ținerea în actualitate a S.I.I.E.A.S.C. se utilizează nomenclatoarele unitare de interes general, constituite în funcție de următoarele categorii de date:a) tipuri de registre/acte/certificate de stare civilă/extrase multilingve;b) unități administrativ-teritoriale, localități și artere de circulație situate pe teritoriul României;c) tipuri de locuri de producere a evenimentelor de stare civilă;d) state și cetățenii;e) misiuni diplomatice și oficii consulare ale României;f) tipuri de înregistrări ale actelor de stare civilă;g) tipuri de mențiuni;h) tipuri de regimuri matrimoniale;i) cauze de deces;j) motive de schimbare a numelui de familie/prenumelui;k) tipuri de documente de identitate;l) acte normative/administrative;m) tipuri de instituții și autorități publice.(2) Modificarea sau completarea nomenclatoarelor unitare de interes general prevăzute la alin. (1) se realizează de către D.G.E.P. prin proceduri informatice, în baza comunicărilor autorităților și instituțiilor publice abilitate.(3) Datele prevăzute la alin. (1) lit. d) și e) sunt actualizate de către D.G.E.P. pe baza informațiilor puse la dispoziție de către M.A.E., cu respectarea codificărilor stabilite prin standardul ISO 3166. În procesul de actualizare a datelor din S.I.I.E.A.S.C. sunt utilizate denumirile oficiale ale țărilor, cu excepția situațiilor în care dimensiunea rubricilor specifice actelor și certificatelor de stare civilă nu permite înscrierea completă a titulaturii statelor, caz în care sunt utilizate denumirile scurte/uzuale.  +  Articolul 25În scopul respectării limitărilor tehnice existente, D.G.E.P. poate decide măsuri suplimentare de formatare a datelor înscrise pe actele sau documentele de stare civilă.  +  Capitolul IV Înregistrarea actelor de stare civilă  +  Secţiunea 1 Registrele de stare civilă  +  Articolul 26(1) Registrele de stare civilă sunt documentele în care se întocmesc actele de naștere, de căsătorie și de deces.(2) Registrul de stare civilă exemplarul I al actelor de stare civilă se completează informatic și se păstrează în Registrul de stare civilă exemplarul I, pe suport hârtie, iar exemplarul II al actelor de stare civilă se întocmește numai electronic în S.I.I.E.A.S.C. (3) Registrul de stare civilă exemplarul I se vizează pentru deschidere și pentru închidere de către primar și ofițerul de stare civilă/șeful misiunii diplomatice și funcționarul consular cu atribuții de stare civilă, potrivit proceselor-verbale prevăzute în anexa nr. 21.  +  Articolul 27(1) Registrul de stare civilă exemplarul I și II conține actele de stare civilă înregistrate într-un an calendaristic începând de la data de 1 ianuarie, cu numărul 1, și se termină la 31 decembrie, cu numărul ultimului act înregistrat; numerotarea actelor de stare civilă se face în momentul întocmirii acestora, consecutiv și neîntrerupt.(2) În anul 2024, trecerea la înregistrarea în sistem informatic se realizează la nivelul fiecărei unități administrativ-teritoriale prin înscrierea de la unu până la trei caractere egale cu cifra 9 reprezentând cifra miilor, a sutelor sau, după caz, a zecilor, înainte de numărul reprezentând actul consecutiv înregistrat în registrul de stare civilă. Registrele de stare civilă exemplarul I și II conținând actele de stare civilă înregistrate fizic până la trecerea la înregistrarea în sistem informatic se închid.(3) Registrul de stare civilă exemplarul I se arhivează în registre constituite până la 300 de acte de stare civilă; dacă registrul nu se termină înainte de expirarea anului în curs, se încheie cu numărul de acte întocmite până la data de 31 decembrie.(4) În situația în care într-un an calendaristic se întocmesc mai puțin de 50 de acte de stare civilă, registrul de stare civilă se poate