NORME SPECIFICE din 27 noiembrie 2008 de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2)*)

EMITENT

MINISTERUL ECONOMIEI ŞI FINANŢELOR

Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 870 bis din 23 decembrie 2008



--------- Notă ... *) Aprobate de Ordinul nr. 3.512/2008, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 870 din 23 decembrie 2008.

NORME MET ODOLOGICE

de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile

ANEXA Nr. 1

1. A. Norme generale

   1. 1. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, consemnează operațiunile economico- financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fișe și alte documente contabile, după caz).

   2. 2. Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

      • — denumirea documentului;

      • — denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmește documentul;

      • — numărul documentului și data întocmirii acestuia;

      • — menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);

      • — conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

      • — datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;

      • — numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuții de control financiar preventiv și ale persoanelor în drept să aprobe operațiunile respective, după caz;

      • — alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operațiunilor efectuate.

        Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute de normele legale în vigoare.

   3. 3. În cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația din domeniu, respectiv forma juridică, codul unic de înregistrare și capitalul social, după caz.

   4. 4. Documentele justificative provenite din tranzacții/operațiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziții, pot fi înregistrate în

      contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.

   5. 5. În cazul în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la bază contracte sau convenții civile, încheiate în acest scop, și documentul prin care se face dovada plății, respectiv dispoziția de plată/încasare.

   6. 6. În conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, contabilitatea se ține în limba română și în moneda națională. Contabilitatea operațiunilor efectuate în valută se ține atât în moneda națională, cât și în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

      Documentele justificative și financiar-contabile pot fi întocmite și într-o altă limbă și altă monedă dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factură).

   7. 7. Documentele contabile — jurnale, fișe etc. —, care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

      • — felul, numărul și data documentului justificativ;

      • — sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;

      • — conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;

      • — semnăturile pentru întocmire și verificare, după caz.

   8. 8. Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

   9. 9. Regimul juridic al documentelor în formă electronică, ce conțin date privind operațiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit și primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanțe în formă electronică, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice.

      Facturile și chitanțele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condițiilor prevăzute de legea mai sus menționată, nu au calitatea de document justificativ, în înțelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.

   10. 10. În documentele justificative și în cele contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum și lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

       Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.

       Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menționându-se și data efectuării corecturii.

   11. 11. În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se anulează și rămâne în carnetul respectiv.

       La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operații de predare-primire a valorilor materiale și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului.

   12. 12. În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora, menționându-se data rectificării și semnătura celui care a făcut modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fișiere sau în

       baza de date a unității) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea unității.

   13. 13. În cazul în care prelucrarea documentelor justificative se face de către un terț (persoană fizică sau juridică), în relațiile dintre terți și unitățile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate să se respecte următoarele reguli:

       • — documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către unitățile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;

       • — documentele contabile, întocmite de terți pe baza documentelor justificative, trebuie predate unităților beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau convențiile civile încheiate, terții răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor;

       • — în condițiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoană fizică sau juridică autorizată potrivit Ordonanței Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activității de expertiză contabilă și a contabililor autorizați, republicată, unitățile beneficiare trebuie să efectueze verificarea documentelor contabile obținute de la terți, în sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectării corespondenței conturilor și exactității sumelor înregistrate.

   14. 14. În vederea înregistrării în jurnale, fișe și în celelalte documente contabile a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, potrivit formelor de înregistrare în contabilitate utilizate de unități, se poate face contarea documentelor justificative, indicându-se simbolurile conturilor sintetice și analitice, debitoare și creditoare, în conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

       Înregistrările în contabilitatea sintetică și analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conținut se referă la operațiuni de aceeași natură și perioadă.

       În cazul operațiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz.

       În cazul stornărilor, pe documentul inițial se menționează numărul și data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operațiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menționează documentul, data și numărul de ordine ale operațiunii care face obiectul stornării.

       Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop. Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate și sistematic, în conturi sintetice și analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru

       fiecare formă de înregistrare în contabilitate.

       Înregistrările în contabilitate se pot face manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.

   15. 15. Factura se întocmește și se utilizează în conformitate cu prevederile Codului fiscal.

       Pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată și nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal și ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operațiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz.

   16. 16. Registrele de contabilitate și formularele financiar- contabile pot fi adaptate în funcție de specificul și necesitățile persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, cu condiția respectării conținutului de informații și a normelor de întocmire și utilizare a acestora. Acestea pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor.

       Numărul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în prezentele norme metodologice, în condițiile în care procedurile proprii privind organizarea și conducerea contabilității impun acest lucru.

       În situația în care activitatea de întocmire a documentelor justificative și financiar-contabile este încredințată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire și utilizare a formularelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea și utilizarea formularelor în aceste condiții.

       Se pot stabili norme proprii de întocmire și utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiția ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.

       Neîntocmirea, întocmirea eronată și/sau neutilizarea documentelor justificative și financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancționează potrivit dispozițiilor legale.

   17. 17. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

       • — persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente;

       • — fiecare formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de societate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

       • — persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

2. B. Registrele de contabilitate

   1. 18. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) și Cartea mare (cod 14-1-3).

      Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.

      Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.

      Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

   2. 19. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare.

      Operațiunile de aceeași natură, realizate în același loc de activitate (atelier, secție etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.

      Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operațiunile de casă și bancă, decontările cu furnizorii, situația încasării-achitării facturilor etc.

      Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și data documentului justificativ, explicații privind operațiunile respective și conturile sintetice debitoare și creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate.

      Unitățile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

      Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile proprii.

   3. 20. Persoanele fizice care desfășoară activități independente și conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b), precum și alte documente de evidență prevăzute de legislația în domeniu.

   4. 21. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ și de pasiv, grupate în funcție de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.

      Registrul-inventar se întocmește la înființarea unității, cel puțin o dată pe an pe parcursul funcționării unității, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activității, precum și în alte situații prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.

      În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.

      Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ și de pasiv. Elementele de activ și de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conținutul acestora la sfârșitul exercițiului financiar.

      În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad rulajele ieșirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercițiului financiar.

   5. 22. Pe baza Registrului-inventar și a balanței de verificare de la 31 decembrie se întocmește bilanțul care face parte din situațiile financiare anuale, ale cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, și ale reglementărilor contabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înscrise în contabilitate, puse de acord cu situația reală a elementelor de activ și de pasiv stabilită pe baza inventarului.

   6. 23. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză și sistematizare și conține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului. Registrul Cartea mare poate conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanței de verificare.

      Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.

      Editarea Cărții mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcție de necesitățile proprii.

   7. 24. Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

      Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.

      Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre și formulare specifice privind activitatea financiară și contabilă, reglementate

      prin actele normative în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre și formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum și prezentelor norme metodologice privind documentele justificative și financiar-contabile.

3. C. Formele de înregistrare în contabilitate

   1. 25. Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare și documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică și sistematică în contabilitate a operațiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercițiului financiar.

   2. 26. Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare în cazul unităților care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: „pe jurnale”,

      „maestru-șah” și forma combinată „maestru-șah cu jurnale”.

   3. 27. În cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:

      • — Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

      • — Registrul-inventar (cod 14-1-2);

      • — Cartea mare (cod 14-1-3);

      • — jurnale auxiliare;

      • — Balanța de verificare.

        Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico- financiare consemnate în documentele justificative. Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).

        Notele de contabilitate se întocmesc pe bază de note justificative sau note de calcul și se înregistrează în mod cronologic în Registrul-jurnal.

        Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operațiuni, cum sunt:

        1. 1. Jurnal privind operațiunile de casă și bancă (cod 14-6-5);

        2. 2. Jurnal privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6);

        3. 3. Situația încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7);

        4. 4. Jurnal privind consumurile și alte ieșiri de stocuri (cod 14-6-8);

        5. 5. Jurnal privind salariile și contribuția pentru asigurări sociale, protecția socială a șomerilor și asigurările de sănătate (cod 14-6-10);

        6. 6. Jurnal privind operațiuni diverse (cod 14-6-17).

        Lunar sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.

        Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.

        Pentru unele conturi, pe lângă jurnalul privind operațiunile de credit se întocmește și situația privind operațiunile de debit.

        Înregistrările în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârșitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operațiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.

        Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabilă care cuprinde toate conturile sintetice și reflectă existența și mișcarea tuturor elementelor de activ și de pasiv la un moment dat.

        Cartea mare servește la stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor conturilor și stă la baza întocmirii balanței de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se

        stabilește prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.

        Soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.

        Balanța de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică, precum și principalul instrument pe baza căruia se întocmesc raportările contabile stabilite potrivit legii.

        Balanța de verificare a conturilor sintetice, precum și balanțele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puțin anual, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori de câte ori se consideră necesar.

   4. 28. În cadrul formei de înregistrare „maestru-șah”, principalele registre și formulare care se utilizează sunt:

      • — Registrul-jurnal (cod 14-1-1);

      • — Registrul-inventar (cod 14-1-2);

      • — Cartea mare (șah — cod 14-1-3/a);

      • — Balanța de verificare.

        Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico- financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare „pe jurnale”.

        În vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe feluri de operațiuni, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru același fel de operațiuni există mai multe documente justificative, acestea se totalizează cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflectă asemenea operațiuni.

        Pentru operațiunile care nu au la bază documente justificative se întocmește Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).

        Cartea mare (șah — cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în conturile sintetice.

        Înregistrările în Cartea mare (șah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative și a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal.

        La sfârșitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (șah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor și ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.

        Contabilitatea analitică se ține cu ajutorul formularelor comune (fișa de cont pentru operațiuni diverse, fișa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.

        Balanța de verificare se întocmește pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (șah), respectiv din fișele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.

        Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea analitică se pot întocmi balanțe de verificare analitice. La instituțiile publice, balanțele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balanțele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârșitul trimestrului pentru care se întocmesc situațiile financiare.

   5. 29. În cazul utilizării formei de înregistrare combinată

      „maestru-șah cu jurnale”, pe lângă fomularele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah” se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare „pe jurnale”.

      În Cartea mare (șah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată

      rulajului debitor sau creditor, cât și în coloanele conturilor corespondente.

      La instituțiile publice și persoanele juridice fără scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate

      „maestru-șah simplificat”. În acest caz, contabilitatea sintetică se ține pe fișe de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (șah), iar contabilitatea analitică se ține pe fișele menționate la forma de înregistrare „maestru-șah”.

4. D. Metodele de conducere a contabilității analitice a bunurilor

   1. 30. Contabilitatea analitică a bunurilor se poate ține pe baza uneia dintre următoarele metode: operativ-contabilă, cantitativ- valorică, global-valorică.

      Metoda operativ-contabilă se poate aplica pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor și ambalajelor.

      Metoda cantitativ-valorică se poate folosi pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor și ambalajelor.

      Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor din unitățile de desfacere cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecție în folosință, precum și a altor categorii de bunuri.

   2. 31. Metoda operativ-contabilă constă în ținerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenței cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fișelor de magazie. În contabilitate, această metodă constă în ținerea evidenței valorice pe conturi de materiale, desfășurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.

      Controlul exactității înregistrărilor din evidența gestiunilor și din contabilitate se asigură prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fișele de magazie în registrul stocurilor.

      În metoda operativ-contabilă se pot folosi următoarele formulare comune pe economie:

      • — Fișă de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a, după caz);

      • — Fișă de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22);

      • — Registrul stocurilor (cod 14-3-11 și 14-3-11/a).

        Fișele de magazie servesc pentru evidența cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operațiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităților aflate în stoc, precum și pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârșitul lunii (perioadei), în scopul confruntării cu datele din contabilitatea sintetică.

        La gestiune, fișele de magazie se țin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fișe cantitățile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoțire a mărfii, notă de recepție și constatare de diferențe etc.) și a documentelor de ieșire (bon de consum, fișă limită de consum, aviz de însoțire a mărfii, factură, bon de transfer etc.), poziție cu poziție. De asemenea, în fișele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana „Intrări” și minusurile de la inventar pe coloana „Ieșiri”.

        Erorile constatate în evidența gestiunilor se corectează în prezența persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în fișele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire și utilizare a documentelor se aduc la cunoștința conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate

        să conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun.

        Semnătura persoanei desemnate pentru evidența stocurilor în fișele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor efectuate și preluării documentelor de intrare și de ieșire a materialelor.

        În contabilitate, documentele privind mișcarea stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terți, consum intern etc.) și, în cadrul acestora, pe conturi de materiale și gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz.

        Intrările sau ieșirile de bunuri de natura stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică și analitică, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situații întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind mișcarea stocurilor.

        Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de stocuri și fișele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 și 14-3-11/a). În acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârșitul fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fișele de magazie, se calculează valoarea cantităților aflate în stoc pe baza prețurilor de înregistrare și se totalizează valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi și magazii (depozite).

        În cazul în care se constată că există frecvente diferențe între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor și cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operațiunilor, evaluarea cantităților de stocuri din documentele de intrare și de ieșire, prelucrarea acestora etc., diferențele respective pot fi localizate printr-o nouă centralizare a intrărilor și ieșirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obținute se confruntă cu datele din Registrul stocurilor.

   3. 32. Pentru produse finite și produse reziduale, metoda operativ-contabilă se aplică în același mod ca și pentru stocuri de materii prime și materiale consumabile. În acest caz, evidența cantitativă pe feluri de produse se ține la magazie (depozit) cu ajutorul fișelor de magazie, iar evidența valorică se ține în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfășurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obținute prin centralizarea zilnică a documentelor de mișcare a produselor respective.

      Verificarea înregistrărilor la sfârșitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse și pe total cont, prin transcrierea cantităților în stoc din fișele de magazie și evaluarea acestora pe baza prețurilor de înregistrare.

   4. 33. Metoda cantitativ-valorică pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale și ambalaje constă în ținerea evidenței cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflectă stocurile de valori materiale se desfășoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactității înregistrărilor din evidența de la locurile de depozitare și din contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantitățile operate în fișele de magazie și cele din fișele de cont analitic din contabilitate.

      În metoda cantitativ-valorică se pot folosi următoarele formulare:

      • — Fișă de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a, după caz);

      • — Fișă de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a);

      • — Balanța analitică a stocurilor (cod 14-6-30/c).

        Evidența cantitativă a materialelor se ține la gestiune cu ajutorul fișelor de magazie, care se țin în ordinea fișelor de cont

        analitic din contabilitate. În fișele de magazie, înregistrările se fac zilnic, de către gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele se înregistrează în fișele de cont analitic pentru valori materiale și se stabilesc stocurile și soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere și completare a documentelor privind mișcarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorași documente, se întocmesc situațiile centralizatoare privind intrările și ieșirile de materiale, pentru înregistrare în contabilitatea sintetică.

        Controlul înregistrărilor din conturile sintetice și cele analitice ale stocurilor se asigură cu ajutorul balanței de verificare analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc.

        În vederea întocmirii balanței de verificare este necesar să se efectueze controlul asupra concordanței stocurilor scriptice din fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitic pentru valori materiale.

        În cazul instituțiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum și în cazul instituțiilor care au subunități cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura, în cadrul compartimentului financiar-contabil al instituției al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fișei de evidență a materialelor și a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosință (cod 14-3-9).

   5. 34. Metoda cantitativ-valorică pentru evidența analitică a produselor finite și produselor reziduale se aplică în același mod ca și pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularități:

      • — atât intrările, cât și ieșirile valorice pot fi înregistrate în fișele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulțirea cantităților totale de produse finite și produse reziduale cu prețurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităților de produse în documente;

      • — pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică și cea analitică a produselor finite, în locul balanței de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.

   6. 35. Metoda global-valorică se aplică pentru evidența mărfurilor și ambalajelor aflate în unitățile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun „Fișa de cont pentru operațiuni diverse” (cod 14-6-22) și raportul de gestiune, după caz.

      Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a mărfurilor și ambalajelor se ține global-valoric, atât la gestiune, cât și în contabilitate, iar verificarea concordanței înregistrărilor din evidența gestiunii și din contabilitate se efectuează numai valoric, la perioade stabilite de unitate.

      Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a numerarului din vânzare, iar în fișele valorice (ținute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri și ambalaje din contabilitate) înregistrările se fac pe baza acelorași documente. Soldurile valorice ale mărfurilor și ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la

      contabilitate sau cu ocazia inventarierii, după caz.

   7. 36. Metoda global-valorică se folosește, de asemenea, pentru evidența rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării, precum și la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidența cantitativă se poate ține pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fișelor de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a), care se completează de gestionar sau de către persoana desemnată.

      Evidența valorică a mișcărilor se ține în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul

      fișelor de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a). Înregistrările în fișele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare și de ieșire a materialelor consumabile respective și se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fișele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură înregistrarea acestora atât în fișele valorice pe gestiuni, cât și în conturile sintetice de stocuri.

   8. 37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosință se ține numai evidența cantitativă cu ajutorul formularului Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9).

      În contabilitate, evidența valorică se ține cu ajutorul Fișei de cont pentru operațiuni diverse (cod 14-6-22 și 14-6-22/a), pe secții (locuri de muncă, unități etc.), în care înregistrările se fac valoric în funcție de intrări și ieșiri (scoateri din uz).

      În situația returnării obiectului de inventar uzat, operațiunea înregistrată în Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea unei intrări în evidența magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confruntă cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate în Fișa de evidență a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9).

      Controlul exactității înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate și cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a și 14-3-12/b) și confruntându-se soldul astfel obținut cu soldul conturilor respective din contabilitate.

   9. 38. Contabilitatea analitică a SDV-urilor speciale și AMC-urilor se ține la gestiunea de SDV-uri și AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fișei de magazie (cod 14-3-8 și 14-3-8/a), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs.

   10. 39. Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent.

   11. 40. Entitățile care utilizează metoda inventarului intermitent efectuează inventarierea faptică a stocurilor în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, după caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligații fiscale.

       Metoda inventarului intermitent constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.

       Stabilirea ieșirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfârșitul perioadei. Ieșirile de stocuri se determină ca diferență între valoarea stocurilor inițiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, și valoarea stocurilor la sfârșitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectându-se relația E = Si + I - Sf,

       unde: E — ieșiri; I — intrări;

       Si — stoc inițial; Sf — stoc final.

       La începutul exercițiului, respectiv al perioadei, după caz, se anulează stocul existent ca o ieșire de stoc prin înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc.

       articol contabil 6xx = 3xx.

       La sfârșitul perioadei stocurile determinate în baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în procesul de producție sau vândute, după caz, se înregistrează ca o intrare de stoc

       articol contabil 3xx = 6xx.

       Inventarierea stocurilor la sfârșitul perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul

       Economiei și Finanțelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ și pasiv.

       În condițiile în care comisiile de inventariere nu constată existența de stocuri faptice, vor menționa acest fapt în procesul- verbal al comisiei de inventariere.

       La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de producție a stocurilor se ține o evidență tehnică operativă a stocurilor pe bază de fișă de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.

       Ieșirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate cu cheltuielile evidențiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., după caz, în funcție de consumurile tehnologice normate.

       Inventarul intermitent nu se utilizează în comerțul cu amănuntul în situația în care se aplică metoda global-valorică.

       Perioada la care se efectuează inventarierea faptică a stocurilor se alege astfel încât să poată fi stabilite corect obligațiile legale (contabile, fiscale etc).

5. E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

   1. 41. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice.

      Pentru acele situații în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.

   2. 42. Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unității (administratorului unității, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective).

      În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unității trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:

      • — datele de identificare a documentului dispărut;

      • — numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;

      • — data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

        Procesul-verbal se semnează de către:

      • — conducătorul unității;

      • — conducătorul compartimentului financiar-contabil al unității sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcție;

      • — persoana responsabilă cu păstrarea documentului; și

      • — șeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

        Când dispariția documentelor se datorează însuși conducătorului unității, măsurile prevăzute de prezentele norme metodologice se iau de către ceilalți membri ai consiliului de administrație, după caz.

        În condițiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.

   3. 43. Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracțiune, se încunoștințează imediat organele de urmărire penală.

   4. 44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire“, întocmit separat pentru fiecare caz.

      Dosarul de reconstituire trebuie să conțină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea și reconstituirea documentului dispărut, și anume:

      • — sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentului;

      • — procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

      • — dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;

      • — dispoziția scrisă a conducătorului unității pentru reconstituirea documentului;

      • — o copie a documentului reconstituit.

   5. 45. În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unității solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

   6. 46. Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea „DUPLICAT“, cu specificarea numărului și datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.

      Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

      Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovații de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unității, salariaților sau altor unități, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.

   7. 47. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

      Duplicatul poate fi:

      • — o factură nouă, care să cuprindă aceleași date ca și factura inițială, și pe care să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială; sau

      • — o fotocopie a facturii inițiale, pe care să se aplice ștampila societății și să se menționeze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială.

   8. 48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind și eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

      Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancțiunilor aplicate, în condițiile legii.

      În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, și se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.

   9. 49. Conducătorii unităților vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării și evidenței curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea și evidența responsabililor de păstrarea acestora, evidența tuturor reconstituirilor de documente, precum și pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

6. F. Arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile

   1. 50. Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

      Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

      Registrele și documentele justificative și contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiții corespunzătoare. Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.

      Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiința organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.

      Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

      Organele de control ale Ministerului Economiei și Finanțelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative și contabile și în alte locații decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate corespunzător.

   2. 51. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor și a documentelor justificative și contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția celor prevăzute la pct. 52, 53 și 54.

   3. 52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt și persoanele parțial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

   4. 53. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă de numai 5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

   5. 54. Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

   6. 55. În caz de încetare a activității persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

   7. 56. Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:

      • — documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;

      • — gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;

      • — dosarele conținând documente justificative și contabile se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

      • — evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate

        dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

   8. 57. Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

7. G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în activitatea financiară și contabilă

   1. 58. Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

      La elaborarea și adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:

      1. a) cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare și a posibilității de actualizare a acestor proceduri, în funcție de modificările intervenite în legislație;

      2. b) cunoașterea adecvată a funcțiilor sistemului de prelucrare automată a datelor de către personalul implicat și respectarea acestora;

      3. c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecției lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidențialității datelor din sistemul informatic;

      4. d) stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;

      5. e) soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului informatic;

      6. f) verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;

      7. g) verificarea totală sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanță strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;

      8. h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

   2. 59. Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii considerate minimale:

      1. a) să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;

      2. b) să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;

      3. c) fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;

      4. d) să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare;

      5. e) să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;

      6. f) să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicată;

      7. g) să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

      8. h) să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;

      9. i) să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

         • — data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;

         • — jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

         • — numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

      10. j) să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;

      11. k) să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

          • — tipul documentului sau al situației;

          • — denumirea unității;

          • — perioada la care se referă informația;

          • — datarea listărilor;

          • — paginarea cronologică;

          • — precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;

      12. l) să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a unității;

      13. m) să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru formulare;

      14. n) să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;

      15. o) să nu permită:

          • — deschiderea a două conturi cu același simbol;

          • — modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;

          • — suprimarea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold;

          • — editarea a două sau a mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații;

      16. p) să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;

      1. r) să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare:

         • — monopost sau multipost;

         • — monosocietate sau multisocietate;

         • — rețea de calculatoare;

         • — portabilitatea fișierelor de date;

      2. s) să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

         • — preluări pe loturi cu control ulterior;

         • — preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

         • — combinarea celor două tipuri;

      3. t) să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;

      4. u) să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;

      5. v) să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

   3. 60. Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreținerea și adaptarea produselor livrate, precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

      Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea și realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

   4. 61. Utilizatorul trebuie:

      • — să se asigure de perenitatea documentației, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

      • — să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile să poată fi reprocesate;

      • — să dețină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecărui produs-program utilizat.

   5. 62. Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificărilor, corecturilor și schimbărilor de sistem informatic, produse-program și sistem de calcul.

      Dacă unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie să se efectueze o reconciliere între datele arhivate și versiunile noi ale produselor-program și ale echipamentelor de calcul.

      Arhivele pe suport magnetic trebuie „împrospătate” periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

   6. 63. Responsabilitățile ce revin personalului unității cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

8. H. Condițiile în care se pot întocmi, edita și arhiva electronic documentele financiar-contabile

1. 64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea reconstituirii în orice moment a conținutului documentelor financiar-contabile.

2. 65. Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le întocmește, în conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

3. 66. Trebuie să existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzând măsurile tehnice și organizatorice care să asigure următoarele cerințe minimale:

   1. a) confidențialitatea și integritatea comunicațiilor;

   2. b) confidențialitatea și nonrepudierea tranzacțiilor;

   3. c) confidențialitatea și integritatea datelor;

   4. d) restricționarea, detectarea și monitorizarea accesului în sistem;

   5. e) restaurarea informațiilor gestionate de sistem în cazul unor calamități naturale, evenimente imprevizibile, prin:

   • — arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită inscripționarea o singură dată și accesarea ori de câte ori este nevoie a informațiilor stocate;

   • — înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile în timp real, în alt sistem de calcul, cu aceleași caracteristici, care să fie amplasat într-o altă locație.

4. 67. Trebuie să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

ANEXA NR. 2

NORMELE SPECIFICE

DE ÎNTOCMIRE ŞI UTILIZARE A DOCUMENTELOR FINANCIAR-

CONTABILE

NOMENCLATORUL

documentelor financiar-contabile

Nr. crt.	Denumire formular	Cod
		bază	variantă
0	1	2	3
	I. REGISTRELE DE CONTABILITATE
1.	Registrul-jurnal	14-1-1
2.	Registrul-jurnal de încasări şi plăţi		14-1-1/b
3.	Registrul-inventar	14-1-2
4.	Registrul Cartea mare	14-1-3
5.	- Registrul Cartea mare (şah)		14-1-3/a
	II. MIJLOACE FIXE
6.	Registrul numerelor de inventar	14-2-1
7.	Fişa mijlocului fix	14-2-2
8.	Bon de mişcare a mijloacelor fixe	14-2-3 A
9.	- Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale		14-2-3/aA
10.	Proces-verbal de recepţie	14-2-5
11.	- Proces-verbal de recepţie provizorie		14-2-5/a
12.	- Proces-verbal de punere în funcţiune		14-2-5/b
	III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR
13.	Notă de recepţie şi constatare de diferenţe	14-3-1A
14.	Bon de primire în consignaţie	14-3-2
15.	Bon de predare, transfer, restituire	14-3-3A
16.	Bon de consum	14-3-4A
17.	- Bon de consum (colectiv)		14-3-4/aA
18.	- Fişă limită de consum		14-3-4/bA
19.	- Listă zilnică de alimente		14-3-4/dA
20.	Dispoziţie de livrare	14-3-5A
21.	Aviz de însoţire a mărfii	14-3-6A
22.	Fişă de magazie	14-3-8
23.	- Fişă de magazie (cu două unităţi de măsură)		14-3-8/a
24.	Fişă de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă	14-3-9
25.	Registrul stocurilor	14-3-11
26.	- Registrul stocurilor		14-3-11/a
27.	Listă de inventariere	14-3-12
28.	- Listă de inventariere		14-3-12/b
29.	- Listă de inventariere (pentru gestiuni global- valorice)		14-3-12/a

	IV. MIJLOACE BĂNEŞTI ŞI DECONTĂRI
30.	Chitanţă	14-4-1
31.	- Chitanţă pentru operaţiuni în valută		14-4-1/a
32.	Proces-verbal de plăţi	14-4-3A
33.	Dispoziţie de plată/încasare către casierie	14-4-4
34.	Registru de casă	14-4-7A
35.	- Registru de casă		14-4-7/bA
36.	- Registru de casă (în valută)		14-4-7/aA
37.	- Registru de casă (în valută)		14-4-7/cA
38.	Borderou de achiziţie	14-4-13
39.	- Borderou de achiziţie (de la producători individuali)		14-4-13/b
40.	Decont pentru operaţiuni în participaţie	14-4-14
	V. SALARII ŞI ALTE DREPTURI DE PERSONAL
41.	- Stat de salarii		14-5-1/a
42.	- Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total)		14-5-1/b
43.	- Stat de salarii (fără elementele componente ale salariului total)		14-5-1/c
44.	- Stat de salarii		14-5-1/k
45.	- Listă de avans chenzinal		14-5-1/d
46.	Ordin de deplasare (delegaţie)	14-5-4
47.	- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale)		14-5-4/a
48.	Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)	14-5-5
49.	Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)		14-5-5/a
	VI. CONTABILITATE GENERALĂ
50.	Notă de debitare-creditare	14-6-1A
51.	Notă de contabilitate	14-6-2A
52.	Extras de cont	14-6-3
53.	Jurnal privind operaţiunile de casă şi bancă	14-6-5
54.	Jurnal privind decontările cu furnizorii	14-6-6
55.	Situaţia încasării-achitării facturilor	14-6-7
56.	Jurnal privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri	14-6-8
57.	Jurnal privind salariile, contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurări sociale de sănătate	14-6-10
58.	Borderou de primire a obiectelor în consignaţie	14-6-14
59.	Borderou de ieşire a obiectelor din consignaţie	14-6-15
60.	Jurnal privind operaţiuni diverse (pentru conturi sintetice)	14-6-17
61.	Fişă de cont analitic pentru cheltuieli efective de producţie	14-6-21

62.	- Fişă de cont analitic pentru cheltuieli		14-6-21/a
63.	Fişă de cont pentru operaţiuni diverse	14-6-22
64.	- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei)		14-6-22/a
65.	Document cumulativ	14-6-24
66.	- Document cumulativ		14-6-24/b
67.	Balanţă de verificare (cu patru egalităţi)	14-6-30
68.	- Balanţă de verificare (cu patru egalităţi)		14-6-30/A
69.	- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi)		14-6-30/a
70.	- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi)		14-6-30/b1
71.	- Balanţă de verificare (cu cinci egalităţi)		14-6-30/b2
72.	- Balanţă de verificare (cu şase egalităţi)		14-6-30/b
73.	- Balanţă analitică a stocurilor		14-6-30/c
	VII. ALTE SUBACTIVITĂŢI
74.	Situaţia activelor gajate sau ipotecate	14-8-1
75.	- Situaţia bunurilor sechestrate		14-8-1/a
76.	Decizie de imputare	14-8-2
77.	- Angajament de plată		14-8-2/a

GRUPA I REGISTRELE

DE CONTABILITATE

REGISTRUL – JURNAL (Cod 14-1-1)

1. 1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a modificării elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

2. 2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar.

   Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

   Se întocmeşte lunar, prin înregistrarea cronologică a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii.

   În cazul în care unitatea foloseşte jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în registrul-jurnal.

   Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile unităţii.

   În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa de verificare, registrul-jurnal se poate conduce de către subunităţi, cu condiţia înregistrării acestuia la nivelul subunităţii.

   În coloana 1 se înscrie numărul curent al operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie, sau de la începutul activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea activităţii.

   În coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru.

   În coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanţa, jurnalul privind operaţiunile de casă şi bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia.

   În coloana 4 se trece felul operaţiunii, dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea respectivă. Această coloană se completează numai atunci cand este cazul.

   În coloanele 5 şi 6 se trece simbolul conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare.

   În coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale, debitoare şi creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal auxiliar, notă de contabilitate etc.).

   Lunar se totalizează sumele debitoare şi sumele creditoare.

3. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în unitate.

REGISTRUL-JURNAL DE ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI (cod 14-1-1/b)

1. 1. Serveşte ca:

   • - document de înregistrare a încasărilor şi plăţilor;

   • - document de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce evidenţa contabilă în partidă simplă;

   • - probă în litigii.

2. 2. Se întocmeşte într-un singur exemplar de către contribuabili, făcându-se înregistrarea operaţiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operaţiune, fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial.

   Pentru fiecare asociaţie fără personalitate juridică se va întocmi câte un registru-jurnal de încasări şi plăţi.

   În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele efectuate prin contul curent de la bancă.

   Contribuabilii plătitori de taxă pe valoarea adăugată vor înregistra sumele încasate sau plătite, exclusiv taxa pe valoarea adăugată.

   Operaţiunile înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează anual.

   Numerotarea filelor se va face în ordine crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în ordine crescătoare.

   Acest registru se parafează de către organul fiscal teritorial la începerea şi la încetarea activităţii.

   În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operaţiune economico-financiară se va înregistra în ordine cronologică, în funcţie de data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situaţie Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor.

   Registrul-jurnal de încasări şi plăţi parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial va fi completat lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

   Practicienii în insolvenţă, persoane fizice sau juridice, care îşi desfăşoară activitatea în conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activităţii practicienilor în insolvenţă, cu modificările şi completările ulterioare, completează registrul – jurnal de încasări şi plăţi după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.

3. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. 4. Se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii

lui.

REGISTRUL-INVENTAR (Cod 14-1-2)

1. 1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.

2. 2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.

   Se completează la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi respectiv în procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

   Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de pasiv.

   Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.

   În cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi de pasiv inventariate faptic la acea dată.

   În cazul în care o unitate are subunităţi dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de balanţă de verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi, în condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii.

   În coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.

   În coloana 2 vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni.

   În coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate.

   În coloana 4 se înscrie valoarea de inventar a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale de inventariere).

   În coloana 5 se trec diferenţele din evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi valoarea de inventar.

   În coloana 6 se menţionează cauzele diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamităţi, terţi neidentificaţi etc.).

3. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii.

4. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.

   REGISTRUL CARTEA MARE (Cod 14-1-3)

   1. 1. Serveşte:

      • - la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la unităţile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale“;

      • - la verificarea înregistrărilor contabile efectuate;

      • - la întocmirea balanţei de verificare.

   2. 2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar- contabil, lunar, pentru debitul şi respectiv pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.

      Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi jurnalelor, după caz, astfel:

      • - rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfăşurarea pe conturi corespondente;

      • - sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

      • - soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).

   3. 3. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

   4. 4. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

   5. 5. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

REGISTRUL CARTEA MARE (ŞAH – Cod 14-1-3/a)

1. 1. Serveşte:

   • - la ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare în unităţile care utilizează forma de înregistrare contabilă „maestru-şah“;

   • - la întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice.

2. 2. Se întocmeşte într-un exemplar, în cadrul compartimentului financiar- contabil, lunar, separat pentru debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura înregistrării operaţiunilor.

   Se completează pe baza documentelor justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi a notelor de contabilitate.

   La începutul anului, la deschiderea fişelor, pe primul rând al coloanei „Suma“ se înregistrează soldul iniţial, pe baza balanţei conturilor sintetice încheiată la finele anului precedent. Soldul înscris în fişă se barează şi apoi se efectuează înregistrarea operaţiunilor lunii ianuarie.

   La sfârşitul lunii, se adiţionează pe verticală sumele pe conturi corespondente şi se barează. Totalul sumelor din coloanele „Conturi corespondente“, adunate pe orizontală, trebuie să fie egal cu totalul sumelor din coloana „Suma“ adunate pe verticală.

   Cartea mare (şah) poate fi folosită pentru o perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operaţiunilor economico-financiare este prea mare. În acest caz, este necesar să se stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare lună. În cazul balanţei cu patru egalităţi, în Cartea mare (şah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se stabilească şi rulajele cumulate de la începutul anului

   (inclusiv soldurile iniţiale).

3. 3. Registrul Cartea mare (şah) poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.

4. 4. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

5. 5. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

GRUPA a II-a MIJLOACE FIXE

REGISTRUL NUMERELOR DE INVENTAR (Cod 14-2-1)

1. 1. Serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor.

2. 2. Se întocmeşte de către compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.

   Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează a intra în unitate.

   În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie obiect de evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în unitate prin achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprimă pe acestea.

   Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor şi/sau pe grupe de mijloace fixe.

   Numărul de inventar atribuit unui mijloc fix urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.

   Numărul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o plăcuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.

   Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi iniţialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.

   Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele fixe a căror evidenţă se ţine pe tronsoane (conducte de distribuţie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv, să se folosească şi numere suplimentare.

   Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân libere până la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou registru al numerelor de inventar.

   Mijloacele fixe închiriate se evidenţiază în contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.

   Principalele date ale formularului se completează astfel:

   • – în coloana 1 se înscrie numărul de inventar;

   • – în coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix;

   • – în coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru identificarea mijlocului fix;

   • - în coloana 4 se înscrie locul unde se află mijlocul fix. În cazul mişcărilor frecvente, această coloană se completează cu creionul negru, pentru a se putea şterge denumirea locului de folosinţă anterior şi a se înscrie noul loc unde se află mijlocul fix;

   • - coloana 5 se foloseşte în măsura în care sunt necesare şi alte menţiuni decât cele făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind transferul sau scoaterea din funcţiune a mijlocului fix, data instituirii gajului şi beneficiarul acestuia, după caz.

3. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

   • - denumirea formularului;

   • - denumirea unităţii;

   • - numărul de inventar; codul de clasificare; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul unde se află.

FIŞA MIJLOCULUI FIX (Cod 14-2-2)

1. 1. Serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor fixe.

2. 2. Se întocmeşte într-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare, care au aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în aceeaşi lună.

   Se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislaţiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe se grupează pe locuri de folosinţă.

   Fişele mijloacelor fixe scoase din funcţiune sau transferate se evidenţiază separat.

   Se completează pe baza documentelor justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii, modernizării sau reevaluării lor (bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funcţiune etc.).

   Când formularul este folosit ca fişă colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând, specificându-se în prima coloană numerele de inventar atribuite. În acest caz, valoarea unitară de inventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului.

   În coloana „Bucăţi“, intrările se înscriu „în negru“, iar ieşirile „în roşu“.

   Înregistrările în coloanele „Debit“, „Credit“ şi „Sold“ se fac la valoarea de inventar a mijloacelor fixe.

   În rubrica destinată datelor tehnice de identificare a mijlocului fix, în afară de datele privind marca, numărul de fabricaţie, seria, se înscriu şi părţile componente ale mijlocului fix.

   Data amortizării complete şi cota de amortizare se înscriu în spaţiile rezervate.

3. 3. Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.

4. 4. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

5. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

   • - denumirea formularului;

   • - numărul de inventar;

   • - felul, seria, numărul şi data documentului de provenienţă;

   • - valoarea de inventar;

   • - amortizarea lunară;

   • - denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice;

   • - accesorii;

   • - grupa;

   • - codul de clasificare;

   • - data dării în folosinţă (anul, luna);

   • - data amortizării complete (anul, luna);

   • - durata normală de funcţionare; cota de amortizare (%), după caz;

     Verso, după caz:

   • - numărul de inventar; documentul (felul, numărul, data); operaţiunile care privesc mişcarea, creşterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit; credit; sold; date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, după caz.

BON DE MIŞCARE A MIJLOACELOR FIXE (Cod 14-2-3A)

1. 1. Serveşte ca:

   • - document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi subordonate etc.);

   • - document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare;

   • - document justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.

2. 2. Se întocmeşte în două exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune mişcarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef, administrativ etc.).

3. 3. Circulă:

   • - la persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii (ambele exemplare);

   • - la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru semnare de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele exemplare);

   • - la secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (împreună cu mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă (exemplarul 1);

   • - la compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix (exemplarul 1).

4. 4. Se arhivează:

   • - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

   • - la secţia (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2).

5. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

   • - denumirea formularului;

   • - numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predător; primitor;

   • - numărul curent; denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice; numărul de inventar; bucăţi; valoarea de inventar;

   • - subunitatea predătoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;

   • - subunitatea primitoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele; semnătura;

   • - aprobat: data, semnătura.

PROCES-VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCŢIUNE A MIJLOACELOR FIXE/DE DECLASARE A UNOR BUNURI MATERIALE (Cod 14-2-3/aA)

1. 1. Serveşte ca:

   • - document de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispoziţiilor legale;

   • - document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau de declasare a bunurilor materiale;

   • - document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

   • - document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.

2. 2. Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz estimativ al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

   Formularul se completează astfel:

   • - capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop, după caz, cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de către membrii comisiei;

   • - capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din funcţiune, din uz sau declasării, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau din declasarea bunurilor materiale.

     Se menţionează că, în cazul scoaterii din funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap. II în coloana „Denumirea“. În situaţia în care capitolul III se completează în alte exerciţii financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcţiune a

     mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest capitol.

3. 3. Circulă:

   • - la persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);

   • - la secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în evidenţă la locul de folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare);

   • - la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în evidenţă a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);

   • - la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);

   • - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);

   • - la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din uz sau de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2).

4. 4. Se arhivează:

   • - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

   • - la compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2).

5. 5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul:

   • - denumirea unităţii;

   • - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

   • - aprobat; data;

   • - predătorul;

   • - constatările şi concluziile comisiei;

   • - mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate;

   • - numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; amortizarea până la scoaterea din funcţiune;

   • - ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate, după caz;

   • - numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului;

   • - predătorul;

   • - primitorul;

   • - numărul curent; denumirea; codul; U/M;